Una spedizione efficiente è la chiave di successo per un business online. La lettera di vettura, a questo proposito, rappresenta uno strumento importante per il tracciamento della merce durante il trasporto fino alla consegna.
In questo articolo, sveleremo cos’è la lettera di vettura e la sua importanza per assicurare ai clienti spedizioni sicure ed efficienti.
Cos’è la lettera di vettura?
La lettera di vettura è un documento che accompagna la merce dalla spedizione fino alla consegna finale al cliente. Questo modulo ha lo scopo di certificare l’avvenuta spedizione e indica gli accordi contrattuali con lo spedizioniere.
Fornisce informazioni cruciali sulle merci trasportate, come i dettagli del trasporto (ad esempio la quantità, la descrizione ed il peso volumetrico), le specifiche sulla consegna e gli accordi contrattuali con lo spedizioniere.
La lettera di vettura riporta un codice di tracciamento per monitorare il percorso del pacco.
È nota anche come “etichetta di spedizione”; per ogni spedizione è necessario creare una specifica etichetta, in quanto, una volta emessa, non può essere utilizzata una seconda volta.
Inoltre, questa documentazione svolge un ruolo di fondamentale importanza nella semplificazione dei processi di reso, che di solito costituiscono una fase delicata della logistica e-commerce.
Guida pratica all’utilizzo
Come applicare la lettera di vettura
L’emissione della lettera di vettura è a carico del mittente o del corriere o partner di spedizione. Quindi è il mittente del pacco ad essere responsabile della compilazione del modulo.
Il modulo deve essere applicato sul collo da spedire, di solito sulla parte superiore.
Quando si deve effettuare una spedizione, le copie del documento richiesto sono tre:
- Una da incollare al pacco
- Una firmata dal corriere da conservare per cinque anni
- Una da consegnare al corriere
In aggiunta all’etichetta fisica, il documento è disponibile anche in formato digitale. Solitamente i corrieri, infatti, consentono l’accesso attraverso l’inserimento del codice di tracciamento fornito dal mittente o dal corriere sul sito web.
Come compilare la lettera di vettura
La corretta compilazione della lettera di vettura è un aspetto di importanza cruciale per la buona riuscita della spedizione. La mancanza di dati o informazioni, infatti, potrebbe causare ritardi e problemi.
Per quanto riguarda le spedizioni in Italia e verso i paesi dell’Unione Europea, di seguito sono riportati i passaggi per compilare correttamente il documento:
- Inserire le informazioni sul mittente e sul destinatario (nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email)
- Descrizione della merce (tipologia, caratteristiche, quantità)
- Modalità di trasporto
- Codice di tracking
- Data di presa in carico della spedizione
- Data di consegna e firma del destinatario
- Eventuali indicazioni riguardo ai metodi e alle opzioni di spedizione o pagamento
Documenti necessari per le spedizioni internazionali
Per le spedizioni internazionali verso i paesi al di fuori dell’Unione Europea, invece, è necessaria la lettera di vettura internazionale o lettera CMR.
La lettera di vettura internazionale necessita delle seguenti informazioni:
- Data di compilazione e presa in carico della merce
- Data e luogo di consegna della merce
- Indirizzo del mittente, del vettore e del destinatario
- Quantità, peso, dimensioni e contenuto
- Indicazioni sulle spese di trasporto
- Informazioni sulle pratiche doganali, tra cui eventuali documenti doganali allegati e specifica dell’HS code, il codice armonizzato per la classificazione delle merci riconosciuto a livello internazionale dalle autorità doganali
- Indicazione della fattura commerciale da includere al fine di semplificare la procedura di sdoganamento e consegna della merce al luogo di destinazione
- Eventuali informazioni aggiuntive, come ad esempio documenti da fornire, assicurazione sulla merce, divieti di trasbordo.
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